Iceland Travel 2018 - PCO Harpa

Kostir aðildar

 

Megin hlutverk Ráðstefnuborgarinnar Reykjavíkur (Meet in Reykjavík) er að safna upplýsingum, kynna og markaðssetja Reykjavík og Ísland sem áfangastað fyrir fundi, hvataferðir, ráðstefnur og viðburði sem í daglegu tali kallast MICE ferðaþjónusta (stendur fyrir „Meetings, Incentives, Conferences & Exhibitions/Events“).

 

Kaupferli MICE ferðaþjónustu getur verið langt, allt frá nokkrum mánuðum upp í nokkur ár og kaupendur gera kröfu um ítarlegar og sértækar upplýsingar um áfangastaði og þjónustuaðila. Þess vegna starfrækja flestir áfangastaðir, sem hafa áhuga á því að sækja á þennan markað, ráðstefnuskrifstofur (e. Convention Bureau) sem gegna sambærilegu hlutverki og Meet in Reykjavík.

 

Verðmæti markhópsins er mikill en tekjur af MICE ferðamönnum eru tvöfalt til þrefalt hærri á hverja gistinótt, 80% MICE ferðamanna koma til landsins utan háannartíma og þeir ferðast af ábyrgð í viðkvæmri náttúru. Þá liggja hér á landi mikil verðmæti í innviðum s.s. hótelum, veislusölum, fundar- og ráðstefnurýmum sem væri hægt að nýta betur en nú ert gert. Einnig verða til afleidd áhrif MICE ferðaþjónustu en fundir, ráðstefnur og fagviðburðir skilja eftir tengsl og þekkingu sem nýtist ekki síður viðskiptalífinu en fræða- og háskólasamfélaginu.

 

Undanfarin ár hefur gengið vel að byggja upp þennan markað hér á landi. MICE ferðamönnum hefur fjölgað að jafnaði um 14,4% frá árinu 2011 sem er tvöfalt til þrefalt hraðari vöxtur en á heimsvísu. MICE ferðamenn eru um 6% erlendra gesta hér á landi en í löndunum sem við berum okkur saman við er algengt að þeir séu á bilinu 15-20%.

 

Með aðild að Meet in Reykjavík stuðla fyrirtæki að frekari sókn á þennan markað. Fyrir utan beinan ávinning af aðild, sem er skilgreindur hér fyrir neðan í umfjöllun um hvert þrep, er ýmiss ávinningur af starfseminni óháður aðildarþrepum. Sem dæmi er vert að minnast á eftirfarandi:

 

Fræðslu- og kynningarviðburðir á vegum Meet in Reykjavík. Reglulega eru haldnir félagsfundir þar sem aðildarfélögum er boðin fræðsla ásamt þátttöku í líflegum umræðum um hagsmuni þeirra sem þjónusta MICE ferðamenn. Félagið er vettvangur fyrir þjónustuaðila og birgja til þess að upplýsa söluaðila um sína starfsemi. Einnig eru haldnir fundir og ráðstefnur fyrir Ambassadora Meet in Reykjavík.

 

Auglýsingar: Áfangastaðurinn er auglýstur með ýmsum leiðum. Oftast eru stafrænir miðlar nýttir og stöðugt unnið að bestun í markhópamiðun og skilaboðum.

 

Meet in Reykjavík starfrækir „Meet in Reykjavík Ambassador klúbb“, en hlutverk hans er að veita þeim sem vilja sækja alþjóðlegar ráðstefnur og viðburði til landsins stuðning, aðstoð og ráðgjöf. Meðlimir klúbbsins eru um 300 talsins og eiga það sameiginlegt að hafa tengsl við ýmis alþjóðleg félagssamtök eða stofnanir.

 

Meet in Reykjavík á í formlegu samstarfi við Háskóla Íslands (HÍ), Háskólann í Reykjavík (HR), Listaháskóla Íslands (LHÍ), Háskólann á Bifröst, Háskólann á Hólum og Landbúnaðarháskóla Íslands.

Markmiðið með samkomulaginu er að fjölga alþjóðlegum akademískum fundum og ráðstefnum á vegum háskólanna hér á landi.

 

Almannatengsl: Meet in Reykjavík sendir reglulega fréttatilkynningar til fagmiðla með upplýsingum um nýjungar í MICE ferðaþjónustu hér á landi, um þann árangur sem hér hefur náðst auk þess sem félagið sinnir fjölmiðlatengslum; svarar fyrirspurnum og tekur á móti blaðamönnum sem hafa áhuga á að fjalla um áfangastaðinn.

 

Meet in Reykjavík hefur mikla reynslu af því að senda umsóknir eða BID í stærri viðburði og verkefni. Oft í samstarfi við einn eða fleiri meðlim í Ambassador Klúbb MiR. Oftar en ekki eru a.m.k. 3-5 áfangastaðir sem keppast um slík verkefni og getur umsóknarferlið tekið allt frá nokkrum vikum upp í mánuði og jafnvel ár.

 

Upplýsingar um kaupendur, fjölmiðla, Ambassadora, hagsmunaaðila o. fl. sem MiR á í samskiptum við eru skráðar í CRM kerfið félagins. Þessi tengsl eru síðan markvisst nýtt til að koma á framfæri upplýsingum um áfangastaðinn og aðildarfélaga.

 

MiR tekur þátt í margs konar alþjóðlegu samstarfi. Þar ber hæst ICCA (International Congress and Convention Association) sem eru stærstu alþjóðlegu samtök hagsmunaaðila í MICE ferðaþjónustu. Einnig er vert að nefna Strategic Alliance of the National Convention Bureaux of Europe en verkefni þess félags er að efla samstarf og samvinnu meðal Evrópuþjóða þegar kemur að rannsóknum, þróun og faglegu markaðs- og kynningarstarfi í MICE ferðaþjónsutu.

 

Meet in Reykjavík heldur utan um skráningu Reykjavíkur í GDS-Index sem mælir meðal annars sjálfbærni innviða sem tengjast ráðstefnu- og fundarhaldi, umhverfisstefnu borganna sjálfra og frumkvæði fyrirtækja sem þjónusta ráðstefnu- og fundargesti í umhverfismálum (í tilfelli Reykjavíkurborgar eru það aðildarfélagar MiR). Reykjavík hefur verið í 2-6. sæti á GDS-Index undanfarin ár.

 

Meet in Reykjavík sinnir hagsmunagæslu fyrir aðila í MICE ferðaþjónustu hér á landi og er sameiginleg rödd aðildarfélaga gagnvart hinu opinbera, fjölmiðlum og almenningi. MiR fundar reglulega með kjörnum fulltrúum, sendir tilkynningar á fjölmiðla og vekur athygli á verðmæti MICE ferðaþjónustu fyrir samfélagið í heild sinni.

 

Meet in Reykjavík tekur saman gögn og sér um skráningu og skil á tölfræði um stærð og umfang ráðstefnu-, funda-, viðburða-, og hvataferðaþjónustu hér á landi til ICCA (International Congress and Convention Association) og eftir tilfellum til annarra alþjóðlegra samtaka sbr. European Cities Marketing. Meet in Reykjavík nýtir þessi gögn jafnframt til þess að vekja athygli á umfangi greinarinnar hér á landi og deilir upplýsingum og tölfræði til aðildarfélaga.